Mittendrin statt nur dabei – 6 Tipps für produktive Online-Meetings - pulsnetz.de

Seit der Covid-19-Pandemie gehören Videokonferenzen für viele Berufstätige zum Alltag – sie ermöglichen Abstimmungen und Zusammenarbeit, ohne dass alle am selben Ort sein müssen

Auch unser Zukunftszentrum pulsnetz MuTiG könnte es ohne Videokonferenzen nicht geben – regelmäßige Fahrten zwischen z. B. Karlsruhe, Bochum, Stuttgart und Hof für die notwendigen Abstimmungen wären nicht realistisch. So aber können wir uns mehrfach die Woche in unterschiedlichen Konstellationen zusammenfinden und Trainings entwickeln, TruDi ausrüsten oder Werbematerial gestalten.

Die Zusammenarbeit über Videokonferenzen braucht allerdings ein bisschen mehr Planung als die gemeinsame Arbeit im selben Büro oder das Meeting in Präsenz. Hier unsere sechs wichtigsten Tipps für erfolgreiche und produktive Videokonferenzen:

**1. Statten Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit Kamera und Headset aus**

Genau wie Sie im Alltag auf Ihre Kleidung achten, sollten Sie auch im digitalen Raum darauf schauen, wie Sie anderen Menschen gegenübertreten. Bei Videokonferenzen machen Bild- und Tonqualität einen großen Unterschied – gerade, wenn Sie nach außen auftreten. Mitarbeitende, die häufiger an Videokonferenzen teilnehmen, sollten Sie daher in die Lage versetzen, auch hier einen guten Eindruck zu machen:

Die meisten Laptops haben mittlerweile eine brauchbare Kamera eingebaut. Diese braucht jedoch eine gewisse Menge an Licht – im Zweifel also einfach eine Lampe einschalten, auch wenn es nicht unbedingt nötig erscheint. Wenn Mitarbeitende an einem großen Bildschirm arbeiten, bietet sich eine externe Webcam an, die direkt auf dem Bildschirm platziert werden kann.

Beim Ton sind eingebaute Mikrofone oft unzureichend. Ein Headset liefert deutlich bessere Ergebnisse. Gute Modelle gibt es bereits für 30 bis 50 Euro – eine lohnende Investition.

2. Haben Sie eine Agenda mit Ziel(en) für das Meeting

Schon Meetings in Präsenz profitieren stark von einer klaren Agenda und explizit formulierten Zielen. Für Videokonferenzen gilt dies umso mehr. Wenn Sie ein zielführendes und produktives Meeting haben wollen, nehmen Sie sich also ein paar Tage vorher die Zeit, ein konkretes Ziel zu formulieren und eine Agenda zu erstellen, die darauf hinarbeitet. Ziele könnten z. B. sein:

Eine Liste von gruppierten Ideen für den Umbau des Essbereichs
Eine abschließende Entscheidung über die Anschaffung neuer Pflegebetten
Das Kennenlernen der neuen Kollegin am anderen Standort
Eine konkrete Liste von nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten für die Einführung eines neuen Pflegedokumentationssystems

3. Überlegen Sie genau, wen Sie einladen

Wenn Sie das Ziel für Ihr Meeting geklärt haben, überlegen Sie sich ganz genau, wen Sie einladen wollen, um dieses Ziel zu erreichen. Grundsätzlich gilt: Jede eingeladene Person sollte eine konkrete Funktion bei der Erreichung der formulierten Ziele einnehmen.

Wenn das Meeting ein konkretes Arbeitsergebnis zum Ziel hat – z. B. die Struktur für einen Antrag, eine überarbeitete PowerPoint-Präsentation oder eine interne Nachricht über die Veränderung der Abläufe in der Essensbestellung –, sollten nur die Kolleg*innen beteiligt werden, die konkret an diesem Produkt mitarbeiten können.

Geht es eher darum, Meinungen bzw. Perspektiven einzuholen oder Ideen zu entwickeln, kann sich ein breiterer Personenkreis anbieten – z. B. die Personen, die von den Ergebnissen und Entscheidungen betroffen sein werden. Dann muss dieser Teil aber auch explizit in der Agenda eingeplant sein und in den Zielen für das Meeting berücksichtigt werden.

Laden Sie für eine Videokonferenz lieber zu wenige Personen ein als zu viele und erlauben Sie den Eingeladenen, sich selbst „auszuladen“, wenn sie den Eindruck haben, zu den formulierten Zielen nichts beitragen zu können. So haben Sie eine konzentrierte Arbeitsrunde, die echte Ergebnisse produzieren kann.

4. Sorgen Sie für eine strukturierte Moderation

Mit einem klaren Ziel, einer Agenda und den richtigen Teilnehmenden ist die Grundlage für ein angenehmes und produktives Meeting gelegt. Jetzt braucht es nur noch eine Person, die in dem Meeting darauf achtet, dass Agenda und Ziel immer im Blick bleiben und in der geplanten Zeit auch abgeschlossen bzw. erreicht werden können.

Zentrale Aufgaben sind dabei der ständige Blick auf die Uhr und die Moderation des Gesprächs. Dabei ist es besonders wichtig, ausschweifende Diskussionen „einzufangen“ und die Gruppe wieder auf das Ziel zu fokussieren. In Einzelfällen kann es sich auch anbieten, das Ziel kurzfristig anzupassen – auch das ist eine Aufgabe der Moderation, natürlich in Absprache mit den anderen Teilnehmenden.

5. Schließen Sie mit Zusammenfassung und klaren Vereinbarungen

Am Ende einer Videokonferenz sollte im Idealfall nicht nur ein erreichtes Ziel stehen, sondern auch klare Vereinbarungen über die nächsten Schritte – und wer diese bis wann vornehmen wird.

Denken Sie immer daran, dass Sie die Kolleg*innen aus der Videokonferenz womöglich erst in der nächsten gemeinsamen Konferenz wiedersehen und ihnen nicht auf dem Gang im Büro wortwörtlich über den Weg laufen werden. Jede Absprache, die Sie nicht in der Videokonferenz treffen, braucht ein Hin-und-Her von Mails und Chatnachrichten.

Vereinbaren Sie daher zum Abschluss, wer jetzt konkret was macht, wann Sie wieder zusammenkommen und welches Ziel Sie sich für die nächste Videokonferenz vornehmen – oder ob überhaupt eine weitere Konferenz nötig ist.

6. Nutzen Sie Plattformen für die Zusammenarbeit wie Miro oder auch „nur“ Word

Auch wenn Sie in Videokonferenzen Ihre Kolleg*innen sehen können, ist die Kommunikation hier doch stark auf das Hören fokussiert. Gerade, wenn Sie an konkreten Fragen und Zielen arbeiten – was Sie, wie oben gesehen, eigentlich immer tun sollten – hilft es sehr, wenn man diese konkreten Fragen, Ideen, Gedanken und Argumente dabei vor Augen hat.

Nutzen Sie daher während Ihres Meetings eine Visualisierungshilfe – teilen Sie zumindest Ihren Bildschirm mit dem Word-Dokument oder der Präsentation, um die es gerade geht. Sie können auch während des Meetings gemeinsam in diesem Dokument arbeiten, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind. So ergeben sich ganz andere produktive Dynamiken.

Für komplexere Meetings oder solche mit mehr Teilnehmenden bietet sich ein sogenanntes Online-Whiteboard wie ConceptBoard oder Miro an. Hier können Sie die Agenda sowie wichtige Informationen wie Links hinterlegen und Teilnehmende können ihre Gedanken gleich selbst auf Notizzetteln festhalten. Auch für die Dokumentation der Veranstaltung – z. B. die oben erwähnten Vereinbarungen – bietet sich ein solches Board an, das auch im Anschluss von allen aufgerufen werden kann.

Das waren also unsere sechs Tipps für produktive Videokonferenzen. Die Tipps 2 bis 5 gelten im Grunde auch für Präsenz-Meetings – ihr Fehlen lässt sich in Videokonferenzen aber schwieriger ausgleichen.

Diese Tipps sind auch ein kurzer Einblick in unser neues Online-Training Digitale Kommunikation, zu dem Sie sich jetzt kostenlos anmelden können. Hier geht es um die Eigenheiten digitaler Kommunikationsformen wie E-Mail, Chat bzw. Messenger, Videokonferenzen sowie kollaborativem Arbeiten – und darum, wie Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft diese strategisch und geplant einsetzen können…