Wissen Promptathon: KI in der SIS-Erstellung praktisch erprobt

Eine typische Ausgangssituation: Frau Müller kommt als neue Bewohnerin in eine Einrichtung des DRK Weilheim. Der Überleitbogen aus der Klinik kommt als Scan oder Fax. Der Maßnahmenplan liegt digital vor. Weitere Informationen entstehen im Aufnahmegespräch mit der Bewohnerin oder Angehörigen – meist im Gespräch, begleitet von handschriftlichen Notizen.

Und trotzdem gilt: Innerhalb von 24 Stunden sollte die digitale Strukturierte Informationssammlung (SIS) stehen. Viele Pflegefachpersonen kennen diese Situation. Nicht nur die fachliche Einschätzung ist gefragt – eine Herausforderung ist vor allem das Sammeln, Zusammenführen und Strukturieren vieler Informationen aus unterschiedlichen Formaten. Das DRK Weilheim startete gemeinsam mit pulsnetz MuTiG ein praxisnahes Vorgehen, um genau hier anzusetzen: einen Promptathon zur Nutzung von KI in der SIS-Erstellung.

Die SIS – das Herzstück der Pflegeplanung

Die Strukturierte Informationssammlung bündelt die pflegefachliche Einschätzung zu zentralen Lebensbereichen, etwa:
• kognitive und kommunikative Fähigkeiten
• Mobilität und Beweglichkeit
• krankheitsbezogene Anforderungen
• Selbstversorgung
• Leben in sozialen Beziehungen
• Risiken, Ressourcen und Gewohnheiten

Gerade zu Beginn eines Aufenthalts liegen diese Informationen jedoch selten strukturiert vor.

Die Herausforderung im Alltag

Die eigentliche Herausforderung liegt im Prozess:
• Zeitdruck durch die 24-Stunden-Frist
• Informationen aus unterschiedlichen Quellen
• verschiedene Formate wie Scan, Fax, digitale Dokumente oder handschriftliche Notizen
• mehrere Pflegekräfte, die in unterschiedlichen Schichten Informationen erfassen
• Übergaben und Zwischendokumentationen, die später zusammengeführt werden müssen
• eine einheitliche Formulierung im SIS-System

All diese Informationen müssen am Ende strukturiert und fachlich korrekt in die Fragen der SIS überführt werden.

Der Ansatz: ein Promptathon im Rahmen einer Beratung

Ein Promptathon ist ein kompakter Workshop, in dem Teams gemeinsam ausprobieren, wie KI konkret im Arbeitsalltag unterstützen kann.

Beim DRK Weilheim fand der Promptathon im Rahmen einer Beratung durch pulsnetz MuTiG statt. Ziel war es, konkrete Ansatzpunkte für den Einsatz von KI zu identifizieren und direkt auf einen relevanten Anwendungsfall zu übertragen.

Zu Beginn wurden mithilfe unserer KI-Studie mögliche Einsatzfelder für KI in der Einrichtung gemeinsam erörtert. Darauf aufbauend arbeitete das Team in einem Termin gezielt an einem konkreten Anwendungsfall aus dem Arbeitsalltag – der Erstellung der SIS.

Die Einrichtung arbeitet bereits mit Microsoft Copilot, deshalb wurde dieses Tool im Promptathon genutzt. Grundsätzlich lassen sich die entwickelten Ansätze jedoch auch auf andere KI-Systeme übertragen.

Im gemeinsamen Termin wurde zunächst mit KI an einem Beispiel getestet, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Informationen verarbeitet und strukturiert werden können. Darauf aufbauend entwickelte das Team Bausteine für einen Prompt.

Ziel war es, Informationen aus den unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und so aufzubereiten, dass die Fragen der SIS strukturiert und einheitlich beantwortet werden können. Die KI sollte dabei unterstützen:
• Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenzuführen
• Inhalte thematisch zu ordnen
• Formulierungen in eine klare und einheitliche Struktur der SIS zu bringen

Ergebnis aus der Praxis

Die im Promptathon entwickelte Lösung wird inzwischen bereits im Alltag eingesetzt. Pflegefachpersonen berichten von spürbarer Entlastung, insbesondere beim Zusammenführen und Strukturieren der Informationen für die SIS. Dies reduziert den Zeitaufwand bei der Erstellung der SIS und unterstützt dabei, Informationen einheitlich und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Besonders hilfreich ist der Ansatz dort, wo zu Beginn eines Aufenthalts viele Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenkommen und schnell ein fachlich belastbarer Überblick entstehen muss. Die KI unterstützt dabei, vorhandene Informationen vorzustrukturieren und die Pflegefachpersonen bei der Dokumentation zu entlasten.

Aufgrund der positiven Erfahrungen ist geplant, den Ansatz auch auf weitere Häuser auszurollen.

So lässt sich der Ansatz übertragen

Der Promptathon beim DRK Weilheim zeigt, dass sich KI praxisnah und ohne großen Vorlauf in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lässt. Besonders Einrichtungen, die vor ähnlichen Herausforderungen bei der Zusammenführung und Strukturierung von Informationen stehen, können von diesem Ansatz profitieren.

Im Rahmen der Beratung werden zunächst Bedarfe und Einsatzmöglichkeiten gemeinsam identifiziert. Darauf aufbauend werden konkrete Anwendungsfälle ausgewählt und in einem kompakten Format wie einem Promptathon praktisch erprobt. Die entwickelten Lösungen und Promptbausteine können anschließend direkt im Arbeitsalltag eingesetzt und weiterentwickelt werden.

 

Das Beratungsangebot von pulsnetz MuTiG unterstützt Einrichtungen dabei, vergleichbare Vorhaben strukturiert und partizipativ umzusetzen – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl geeigneter Lösungen bis hin zur Einführung und Evaluation. Im Fokus steht dabei, Lösungen zu entwickeln, die im Arbeitsalltag tragen und von den Mitarbeitenden wirklich genutzt werden.

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