Wissen Vor dem Digitalisierungs-Vorhaben kommt die Strategie 25.09.2024

Digitalisierung kann Abläufe in der Sozialwirtschaft optimieren, Transparenz schaffen und neue Kommunikationswege eröffnen. Doch oft bleibt ihr Potenzial ungenutzt, weil man Technologien nur reaktiv zur Problemlösung einsetzt. Für eine nachhaltig Umsetzung muss man Digitalisierung als Teil einer umfassenden Strategie sehen, die Unternehmensziele, Rahmenbedingungen, organisatorische Veränderungen und menschliche Aspekte einbezieht. 

Warum eine Strategie?
 

Eine Digitalisierungsstrategie ist unerlässlich, um Prioritäten zu setzen und Initiativen sowie Digitalisierungsvorhaben zu bündeln. Sie hilft Unternehmen, Ressourcen effektiv zu nutzen und den Überblick zu behalten. Die Strategie fördert ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten und dient als Leitfaden für das Setzen und Verfolgen von Zielen. Sie macht Fortschritte sichtbar und liefert wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte. Es ist wichtig zu bedenken, dass es keine universelle Lösung für die Digitalisierung gibt. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen, auf seine spezifischen Bedürfnisse und Ziele zugeschnittenen Weg finden und beschreiten.

Strategisch eine Strategie entwickeln

In unseren Beratungen im Rahmen des Projektes pulsnetz MuTiG stellen wir immer wieder fest, dass der Blick auf das Große und Ganze nicht einfach ist. Daher haben wir ein Vorgehen entwickelt, das fünf Phasen durchläuft:  Zunächst ermöglicht die Ist-Situation eine objektive Bestandsaufnahme, die als Fundament für alle weiteren Entscheidungen dient. Die Umfeldanalyse erweitert den Blickwinkel, indem sie externe Faktoren berücksichtigt, die die digitale Transformation beeinflussen können. Darauf aufbauend helfen strategische Ziele, eine klare Richtung vorzugeben und die Motivation der Mitarbeitenden zu fördern. Die Projektplanung sorgt dafür, dass diese Ziele in konkrete, umsetzbare Maßnahmen übersetzt werden, was die Effizienz und den Erfolg der Umsetzung steigert. Schließlich gewährleistet die Evaluation, dass die Fortschritte regelmäßig überprüft werden, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Organisation auf dem richtigen Kurs bleibt. Dieser strukturierte Ablauf minimiert Risiken, maximiert Chancen und fördert eine nachhaltige digitale Transformation, die den Bedürfnissen der Organisation gerecht wird.

5 Phasen der Strategie-Entwicklung

1. Die Ist-Situation ist der erste Schritt in der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie und dient dazu, den aktuellen Stand der Organisation objektiv zu erfassen. Hierbei werden Prozesse, organisatorische Strukturen, Kompetenzen und Fähigkeiten analysiert und bestehende Konzepte wie Unternehmensvisionen oder -leitbilder gesammelt, um ein klares Bild der bestehenden Gegebenheiten zu erhalten. Diese Analyse ist entscheidend, da sie als Grundlage für alle weiteren Schritte dient. Um die Ist-Situation zu erfassen, können Methoden wie Interviews mit Mitarbeitenden, Workshops zur gemeinsamen Analyse oder die Durchführung von SWOT-Analysen eingesetzt werden. Diese Ansätze ermöglichen es, Stärken und Schwächen der Organisation zu identifizieren und gezielt anzugehen.

2. Die Umfeldanalyse ergänzt die Ist-Situation, indem sie externe Faktoren betrachtet, die die Digitalisierungsstrategie beeinflussen können. Hierbei werden Trends, Marktbedingungen, technologische Entwicklungen und gesellschaftliche Veränderungen untersucht. Diese Analyse ist wichtig, um Chancen und Risiken zu erkennen, die sich aus dem Umfeld ergeben. Methoden wie Marktanalysen, Stakeholderanalysen oder die Nutzung von PESTEL-Analysen (politisch, wirtschaftlich, sozial, technologisch, ökologisch und rechtlich) können helfen, ein umfassendes Bild der externen Einflüsse zu gewinnen. So wird sichergestellt, dass die Digitalisierungsstrategie nicht nur intern, sondern auch im Kontext der äußeren Rahmenbedingungen erfolgreich ist.

3. Die Definition strategischer Ziele ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierungsstrategie, da sie die Richtung und den Fokus der digitalen Transformation festlegt. Diese Ziele sollten SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) formuliert werden, um eine klare Orientierung zu bieten. Um strategische Ziele zu entwickeln, können Workshops mit Mitarbeitenden, Brainstorming-Sitzungen oder die Methode „Zeitungsartikel aus der Zukunft“ eingesetzt werden, bei der die Teilnehmenden sich vorstellen, wie die Organisation in fünf Jahren aussehen könnte. Diese kreativen Ansätze fördern die Identifikation mit den Zielen und helfen, eine gemeinsame Vision zu entwickeln.

4. Die Projektplanung ist der nächste Schritt, der sicherstellt, dass die definierten strategischen Ziele in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. Hierbei werden Handlungsfelder identifiziert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Zeitpläne erstellt. Eine sorgfältige Planung ist entscheidend, um Ressourcen effizient zu nutzen und den Fortschritt zu überwachen. Methoden wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder agile Projektmanagement-Techniken können dabei helfen, die Planung zu strukturieren und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Eine klare Projektplanung ermöglicht es, die Digitalisierungsstrategie systematisch und zielgerichtet umzusetzen. Dabei ist die Grenze zwischen Strategie und dem tatsächlichen Projektmanagement fließend. Unterstützt werden kann der strategische Aspekt durch die Veranschaulichung und Niederschrift eines Fahrplans der Digitalisierung – der Roadmap, indem Abhängigkeiten von Vorhaben und eine zeitliche Abfolge dargestellt werden.

5. Die Evaluation ist der abschließende– und gleichzeitig erste Schritt – der sicherstellt, dass die Digitalisierungsstrategie erfolgreich umgesetzt wurde, die definierten Ziele erreicht werden und weitere Schritte formuliert werden. Hierbei werden die Ergebnisse der Maßnahmen analysiert und mit den ursprünglichen Zielen verglichen. Eine regelmäßige Evaluation ist wichtig, um Erfolge zu feiern, aber auch um Anpassungen vorzunehmen, wenn die Ziele nicht erreicht wurden. Methoden wie Feedback-Runden, Umfragen unter Mitarbeitenden oder die Analyse von Kennzahlen können eingesetzt werden, um die Effektivität der Digitalisierungsstrategie zu bewerten. Durch eine kontinuierliche Evaluation wird sichergestellt, dass die Organisation auf dem richtigen Weg bleibt und sich an veränderte Bedingungen anpassen kann.

Fazit

Nur wenn die Digitalisierung auf einer strategischen Ebene betrachtet wird, kann sie ihr volles Potenzial entfalten und zur Verbesserung der Sozialwirtschaft beitragen. Es wird deutlich, dass wir die digitale Transformation nicht als kurzfristigen Trend oder einmalige Maßnahme, sondern als kontinuierlichen und dynamischen Prozess verstehen müssen.

In Kürze können Sie sich einem zweiten Blogbeitrag zum Thema Digitalisierungsstrategie über konkrete Maßnahmen und Werkzeuge informieren.

Bild: AdobeStock

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