Wissen Vier Phasen eines Digitalisierungsprojekts 18.04.2024

Digitaliserungsprojekte werden oftmals in ihrer Komplexität und ihrem Umfang unterschätzt. Entsprechend ist ein gutes Projektmanagement von Bedeutung. Es ermöglicht eine strukturierte Herangehensweise, um komplexe Vorhaben erfolgreich zu planen, zu steuern und umzusetzen. Ein Digitalisierungsprojekt lässt sich grob in vier Phasen unterteilen: 1. Projektiniitierung, 2. -planung, 3. -steuerung und -kontrolle sowie 4. -abschluss.

Phase 1 - Projektinitiierung

Der erste Schritt im Projektmanagement besteht darin, das Projekt zu definieren und zu initiieren. Hierbei werden die Ziele, der Umfang, die Ressourcen und der Zeitrahmen des Projekts festgelegt. Es werden die Stakeholder identifiziert und ein Projektteam zusammengestellt. Zudem wird eine Projektinitiierungsdokumentation erstellt, die als Grundlage für die weitere Projektarbeit dient.
 
Hilfreich ist, eine Projektskizze zu erstellen. Dies kann sowohl in Form eines Berichtes als auch grafisch auf einer Seite als z.B. Mind-Map umgesetzt werden. Eine grafische Darstellung kann als visuelle Hilfe gut Orientierung bieten. 

Bei der Definition der Ziele ist es wichtig, auf SMARTe Ziele zu achten. Das bedeutet, das Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert werden.

Phase 2 - Projektplanung

Die Projektplanung umfasst die strukturierte Aufteilung des Projekts in Teilaktivitäten, die Bestimmung der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten, die Schätzung der benötigten Ressourcen und die Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans. Auch Risiken und Chancen werden in der Projektplanungsphase identifiziert und entsprechende Maßnahmen zur Risikovermeidung oder -bewältigung entwickelt. Darüber hinaus ist  gerade bei Digitalisierungsprojekten ist eine Dokumentation von Absprachen und Ergebnissen von Anfang an unerlässlich.  Die bevorzugte Form der Dokumentation sollte vorab festgelegt werden, dann sind auch Projekt-Entscheidungen nachvollziehbar und eine genaue Projektsteuerung möglich.
Schließlich gilt es auch in der Projektplanungsphase, das Kick-Off durchzuführen, damit sich das Team kennenlernt und ein gemeinsames Verständnis für das Projekt besprochen sowie die Zusammenarbeit abgestimmt werden kann.

Projektstrukturplan & Projektzeitplan

Um ein komplexes Digitalisierungsprojekt zu strukturieren und damit beherrschbar zu machen, kann mit einem Projektstrukturplan (PSP) begonnen werden. Ausgehend von den Projektzielen wird mit Hilfe des PSP eine Grobplanung durchgeführt. Aus den einzelnen Arbeitspaketen des PSP lassen sich dann Meilensteine ableiten. Anschließend werden die Arbeitspakete nach Abhängigkeiten zu- und voneinander analysiert und somit in eine zeitliche Reihenfolge gebracht, woraus nach und nach ein Projektzeitplan entsteht.

Risikomanangement

Um sowohl die Meilensteine termingerecht zu erreichen als auch die Projektergebnisse erfolgreich zu erstellen, wird ein Risikomanagement durchgeführt. Das Risikomanagement soll die eigentlichen Projektrisiken abdecken. Da vor allem in Digitialisierungsprojekten eine Vielzahl von nicht absehbaren Risiken auftauchen können, muss eine Beurteilungsmethode für potenzielle Projektrisiken etabliert werden. Je nach Risikohöhe müssen dafür präventive und reaktive Maßnahmen definiert und angewandt werden. Das Risikomanagement umfasst das Risikoportfolio sowie die Risikomatrix. Ein Risikoportfolio enthält folgende Informationen: 

• Risikonummer 
• Risikoname 
• Risikobeschreibung 
• Präventive und reaktive Maßnahmen 
• Eintrittswahrscheinlichkeit W in % 
• Schadensausmaß A 
• Bewertung 

 
Eine Risikomatrix stellt die Risiken aus dem Portfolio grafisch dar. Damit ein Projekt dennoch durchgeführt werden kann, müssen für die besonders inakzeptablen Risiken vorbeugende Maßnahmen entwickelt und angewandt werden. Dadurch werden die Risiken auf ein vertretbares Maß reduziert. Die Umsetzung der definierten Maßnahmen muss laufend überwacht werden. Damit muss das Risikoportfolio kontinuierlich angepasst werden, wodurch sich auch die Risikomatrix verändert.

Projekt-Kick-Off

Beim Kick-Off lernen sich die Projektpartner kennen und die Grundlagen des Projektes besprochen. Ein typischer Ablauf für ein Kick-Off kann folgendermaßen aussehen:

1. Begrüßung: gegenseitiges Kennenlernen
2. Projektvorstellung: Beantwortung der W-Fragen und Festlegung der Ziele, Inhalte, Beteiligte, Termine, Ressourcen etc.
3. Prozesse & Vorgehen: Abstimmung der projektinteren Prozesse, d.h.wie vorgegangen, welche Kommunikationswege genutzt, wie Entscheidungen getroffen, welche Ablageorte und -strukturen etabliert werden sollen etc.
4. Feedback und offene Fragen

Phase 3 - Projektsteuerung und -kontrolle

Während der Projektumsetzung ist eine kontinuierliche Steuerung und Kontrolle unerlässlich. Dies beinhaltet die Überwachung des Projektfortschritts, die Erfassung von Ist-Daten, den Vergleich mit und die stetige Aktualisierung des Projektplan, die Durchführung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen sowie ein Ressourcenmanagment.

Ein effektives Ressourcenmanagment umfasst die Planung, Zuweisung und Koordination der benötigten Ressourcen wie Personal, Budget, Materialien und technische Infrastruktur sowie auch die Sicherstellung, dass die Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Weiterhin ist die Kommunikation mit den Projektbeteiligten und das Reporting während der Projektsteuerungs- und kontrollphase nicht zu vernachlässigen. Eine transparente Kommunikation und eine gute Informationsstrategie sowie die geschickte Einbindung von Stakeholdern tragen dazu bei, Unterstützung und Akzeptanz für das Digitalisierungsprojekt zu gewinnen.

Phase 4 - Projektabschluss

Der Projektabschluss ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, der oft unterschätzt wird. Es markiert den offiziellen Abschluss des Digitalisierungsprojekts und den Übergang zur operativen Phase.

Evaluierung der Projektergebnisse

Im Rahmen des Projektabschlusses werden die Projektergebnisse bewertet und mit den ursprünglichen Zielen und Anforderungen verglichen. Es wird überprüft, ob alle Projektziele erreicht wurden und ob die angestrebten Nutzen realisiert wurden. Die Ergebnisse der Evaluierung dienen als Basis für zukünftige Projekte und können wertvolle Erkenntnisse für das Unternehmen liefern.

Lessons Learned

Aus den Erfahrungen soll man lernen und Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte identifizieren. Durch eine systematische Sammlung von Lessons Learned können bewährte Verfahren, bewältigte Herausforderungen und zu vermeidende Fehler von Digitalisierungsprojekten dokumentiert und in der Projektorganisation genutzt werden, um die Effektivität und Effizienz zukünftiger Projekte zu steigern.

Dokumentation und Archivierung

Eine gründliche Dokumentation aller Projektunterlagen und -ergebnisse ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektabschlusses. Dies umfasst den Abschlussbericht, der eine Zusammenfassung des Projekts, seiner Ergebnisse, Herausforderungen und Erfolge enthält. Alle relevanten Dokumente, Protokolle, Pläne und Berichte sollten sorgfältig archiviert werden, um zukünftige Referenz und mögliche Audits zu ermöglichen.

Feier und Anerkennung:

Letzlich sollte ein Projektabschluss gebührend gefeiert werden, um das Engagement und die Arbeit aller Beteiligten zu würdigen. Eine Abschlussveranstaltung oder ein Teamtreffen ermöglicht es, das Erreichte zu reflektieren, Erfolge zu feiern und Dankbarkeit auszudrücken. Diese positive Stimmung trägt zur Motivation des Projektteams bei und stärkt den Zusammenhalt für zukünftige Projekte.

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Autorin: Sophia Giegold