Was ist ein „Gesunder Dienstplan“?
Vorweg, ein Dienstplan selbst kann nicht gesund sein. Sondern: Der Mensch, der Arbeit nach einem Dienstplan verrichtet, soll gesund bleiben. Ein Dienstplan sollte daher so gestaltet sein, dass er nicht gesundheitsschädlich ist. In diesem Sinne nutzen wir »gesunder Diensplant« im Projekt pulsnetz KI.
Hierzu gibt es bereits in Gesetzen, wie dem Arbeitszeitgesetz, eindeutige Vorgaben, die dies sicherstellen sollen. Auch gibt es sogenannte arbeitswissenschaftliche Empfehlungen. Sowohl Mitarbeitende in der Pflege als auch Leitungskräfte und Dienstplaner sollten sich dieser Rahmenbedingungen und Anforderung bewusst sein. Die im Folgenden aufgeführten Regeln und Empfehlungen sollen einen Überblick über den Sachverhalt darstellen und Anhaltspunkte für eine bessere Dienstplanung geben. Im Anschluss sind die identifizierten Kriterien tabellarisch aufgeführt mit der Angabe, ob diese bereits im Demonstrator implementiert sind oder nicht.
Die aufgeführten Informationen und Beispiele stellen weder eine Rechtsberatung noch eine vollständige Auflistung oder eine präzise Darstellung aller möglichen Ausnahmen dar, sondern dienen dazu, allgemeine Situationen und Regelungen zu verdeutlichen. Sollte eine individuelle Klärung benötigt werden, sind Juristen zu konsultieren.
Begriffseinführung
Im Folgenden werden Begriffe eingeführt, die in den untenstehenden Tabellen verwendet werden.
Im Gesetz ist eine tägliche Arbeitszeit von maximal acht Stunden vorgegeben. Allerdings gibt es hierfür zahlreiche Ausnahmen – gerade in der Pflege. Beispielsweise ist es möglich, die Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden pro Tag zu verlängern, wenn innerhalb von sechs Monaten durchschnittlich nicht mehr als acht Stunden an Werktagen gearbeitet werden. In Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen können auch noch weitere Arbeitszeitverlängerungen festgelegt werden. Dennoch gilt, dass die gewöhnliche Arbeitszeit auf 8 Stunden begrenzt sein sollte, um keine gesundheitlichen Nachteile befürchten zu müssen.
Kurzfristig haben bis zu fünf Überstunden in der Woche keinen wesentlichen negativen Einfluss auf das Wohlbefinden. Dennoch sollten sie vermieden werden, da die Krankheitsquote sowie das Verletzungsrisiko steigen könnten und sich die empfundene Gesundheit verschlechtern könnte.
Auch die Arbeitsinhalte sollten so geplant sein, dass gesundheitliche Belastungen vermieden werden. Arbeitsspitzen sollen entzerrt werden, Über- und Unterforderungssituationen sollten vermieden werden. Wichtig ist dabei die Dienstplanung mit den anfallenden Tätigkeiten abzustimmen, d. h. zu Spitzenzeiten genügend Personal einplanen bzw. die Arbeitsspitzen entzerren z. B. durch Ausdehnung der Essens- und Zu-Bett-Geh-Zeiten.
Während in Deutschland die Nachtarbeit (zwischen 23 und 6 Uhr) erlaubt ist, sind Sonn- und Feiertage beschäftigungsfrei zu halten. Die Versorgung von pflegebedürftigen Menschen ist allerdings jeden Tag erforderlich. Daher sind Sonn- und Feiertage auch Arbeitstage in der Pflege. Es gelten auch hier gesetzliche Vorgaben. Eine besagt, dass 15 Sonntage im Jahr arbeitsfrei bleiben müssen. Eine weitere regelt, dass ein Ersatzruhetag bei Sonntagsarbeit innerhalb von zwei Wochen, bei Feiertagen innerhalb von 8 Wochen gewährt werden muss.
Die Regelungen sollen sicherstellen, dass genügend Wochenenden zur freien Verfügung stehen, um sozialen Kontakten nachzukommen und dem sonst üblichen Wochenrhythmus z. B. der Familie zu entsprechen. Einzelne Mitarbeitende wünschen sich vielleicht besonders viele Wochenenddienste; hier ist die Mindestanzahl von 15 freien Sonntagen vielleicht angemessen. Andere Mitarbeitenden empfinden 15 freie Sonntage als zu wenig; hier sollte nach Möglichkeit darauf geachtet werden, dass persönliche Situationen berücksichtigt werden.
Pausen dienen der Erholung von körperlichen und psychischen Beanspruchungen. Sie helfen die Leistungsfähigkeit wieder herzustellen, dienen der Motivation, fördern soziale Kontakte zu Kollegen und Kolleginnen und bieten Zeit für persönliche Bedürfnisse.
Bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden beträgt die Pausenzeit mindestens 30 Minuten. Diese muss nicht zusammenhängend sein, wichtig ist aber, dass eine der Pausen mindestens 15 Minuten dauert. Bei weniger als 6 Stunden Arbeitszeit ist keine Pause vorgeschrieben. Bei mehr als 9 Stunden beträgt die Ruhezeit mindestens 45 Minuten; ab 10 Stunden Arbeitszeit sind es mehr als 45 Minuten. Lange Arbeitsschichten erhöhen das Fehler- und Unfallrisiko, weshalb die Einhaltung und gute Pausenorganisation unerlässlich sind.
Eine Ruhezeit – also die Zeit zwischen zwei Arbeitstagen bzw. Schichten – ist gesetzlich auf mindestens 11 Stunden festgelegt. Diese kann auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn innerhalb von 4 Wochen ein Ausgleich auf durchschnittlich 11 Stunden erfolgt. In Tarifverträgen und Dienstvereinbarungen können auch noch kürzere Ruhezeiten festgelegt sein, mit dort definierten Ausgleichszeiten. Allerdings ist dies nicht gesund. Längere Ruhezeiten wirken sich positiv auf die Gesundheit aus.
Arbeitswissenschaftlich wird eine vorwärtsrotierende Schichtfolge empfohlen. Das heißt, dass auf eine Phase mit Frühschichten eine mit Spätschichten, danach eine mit Nachtschichten und schließlich freie Tage folgen sollten. Nach der Phase von Nachtschichten wird empfohlen, mindestens eine Ruhezeit von 24 Stunden – besser 48 Stunden – einzuplanen. Dies ermöglicht eine bessere Regeneration und schnellere Anpassung an den gewöhnlichen Tagesrhythmus.
Grundsätzlich gilt, dass es besser ist, 2 Tage zusammenhängend frei zu haben, hierdurch wird eine bessere Regeneration erreicht und in der Folge ein geringerer Krankheitsausfall.
Bei der Planung sollte eine Rückwärtsrotation unbedingt vermieden werden. Beispielsweise sollte auf eine Spätschicht keine Frühschicht am nächsten Tag erfolgen. Auch wenn die Ruhezeit erfüllt sein sollte, stellt dies eine körperliche Belastung dar und entspricht in der Regel nicht dem Lebensrhythmus. Auch auf sogenannte „geteilte Dienste“ – also zwei kurze Dienste an einem Tag mit einer langen Pause – sollte unbedingt verzichtet werden. Dies entspricht ebenfalls nicht dem üblichen Tagesablauf und verringert durch erhöhte Anfahrtszeiten die Erholungszeiten.
Bei der Anzahl aufeinanderfolgenden Schichten gelten keine expliziten gesetzlichen Vorgaben. Eine maximale Anzahl ergibt sich nur durch die übrigen Vorgaben wie Ruhezeiten und Ersatzruhetagen. Häufig wird versucht, dass die Mitarbeitenden maximal 10 bis 12 Tage in Folge arbeiten müssen. Empfehlungen belaufen sich aber auf 5 bis 7 Arbeitstage hintereinander. Ein Schichtmodell, welches diesen Anforderungen gerecht wird, wäre die Abfolge: 2 Frühdienste - 2 Spätdienste - 1 Nachtdienst - 2 Tage frei. Je nach Schichtlängen und unter Berücksichtigung von Ressourcen und Wochenendarbeit ist diese Abfolge nicht ohne Veränderungen für alle Beschäftigten möglich.
Bei all den aufgezeigten Regelungen und Empfehlungen gilt, dass persönliche Wünsche berücksichtigt werden sollten, sofern sie nicht gesetzlichen Regelungen widersprechen. Explizit durch die Mitarbeitenden formulierte Wünsche, denen entsprochen werden kann, erhöhen unmittelbar die Zufriedenheit und sind langfristig gesundheitsförderlich. Selbstverständlich kann aus organisatorischen und betrieblichen Gründen nicht jeder Wunsch immer erfüllt werden. Und auch der eine oder andere Kunden- bzw. Bewohnerwunsch wird in der Regel bei der Dienstplanung berücksichtigt.
Um die Gestaltung gesunder Dienstpläne greifbar zu machen, wurde im Projekt ein Demonstrator entwickelt, der viele der in diesem Abschnitt aufgeführten Regeln implementiert. So kann anhand beispielhafter Pläne aufgezeigt werden, wann entsprechende Regelbrüche auftreten, wie sie in einer Planungssoftware visualisiert werden können und auch wie man durch interaktive Planungsanpassung Verbesserungen erzielen kann. Es wurden nicht alle Regeln implementiert, da einige für eine Demonstrationsanwendung zu aufwendig, andere stark abhängig von Variablen wie Details aus Tarifverträgen sind.
Im Folgenden sind die identifizierten Kriterien aufgelistet, getrennt nach gesetzlichen Vorgaben, Empfehlungen von offiziellen Stellen und Empfehlungen aus der Praxis, die aus Interviews abgeleitet wurden. Auch hier gilt, dass diese Auflistungen nicht abschließend sind. Die letzte Spalte gibt an, ob das Kriterium im Demonstrator bereits implementiert ist, oder nicht.
Dabei gelten folgende Abkürzungen und Quellen:
- ArbZG = Arbeitszeitgesetz
- BUrlG = Bundesurlaubsgesetz
- MuSchG = Mutterschutzgesetz
- JArbSchG = Jugendarbeitsschutzgesetz
- baua 2016: Handbuch zur Gefährdungsbeurteilung „Arbeitszeit"
- baua 2019: Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu Arbeitszeit und gesundheitlichen Auswirkungen
- baua 2021: Handbuch Gefährdungsbeurteilung - Teil 2: 10 Arbeitszeitgestaltung
Kriterium/Regel | Quelle | Im Demonstrator implementiert |
Arbeitszeit ist die Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Pausen. | §2 (1) ArbZG | Ja, durch Berücksichtigung in andere Regeln |
Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden in der Zeit von 23 bis 6 Uhr umfasst. | §2 (4) ArbZG | Ja, durch Berücksichtigung in andere Regeln |
Als Werktage gelten Montag bis Samstag. | § 3 (2) BUrlG | Ja, durch Berücksichtigung in andere Regeln |
Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage bei einer Sechstagewoche und 20 bei einer Fünftagewoche. | §3 (1) BUrlG | Ja, durch Berücksichtigung in andere Regeln |
Arbeitstage mit mehr als 8 Stunden müssen innerhalb von 6 Kalendermonaten bzw. 24 Wochen auf einen Durchschnitt von max. 8 Stunden pro Tag ausgeglichen werden. | §3 ArbZG | ja, betrifft aber nur Dienstpläne, die eine entsprechende Dauer haben |
Es ergibt sich eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden, eine maximale Wochenarbeitszeit von 60 Stunden ist möglich. | §3 ArbZG | nein |
Es darf nicht mehr als 12 Stunden am Tag gearbeitet werden. 10 bis 12 Stunden sind nur in Ausnahmefällen an Sonn- und Feiertagen erlaubt. | §3 ArbZG, §12 4. ArbZG | ja |
Erfolgen durch Tarifverträge o. Ä. abweichende Regelungen, ergibt sich eine maximale Wochenarbeitszeit von 72 Stunden Arbeitszeit. Innerhalb von 4 Wochen muss die Arbeitszeit jedoch auf durchschnittlich 48 Stunden ausgeglichen werden. | §7 (8) ArbZG, baua 2016 | nein |
In Krankenhäusern und ähnlichen Einrichtungen kann an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden. | § 10 (1) 3. ArbZG | Ja, implementiert in dem Sinne, als dass Sonn- und Feiertagsarbeit erlaubt ist und die Ausgleichsregeln greifen. Einen Check für Branche o. Ä. gibt es allerdings nicht. |
Es müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei sein. | §11 (1) ArbZG | ja |
Arbeiten an einem Sonntag erfordern einen freien Ausgleichstag innerhalb von zwei Wochen. | §11 (3) ArbZG | ja |
Arbeiten an einem Feiertag erfordern einen freien Ausgleichstag innerhalb von acht Wochen. | §11 (3) ArbZG | ja |
Gewährleistung des Ersatzruhetages unmittelbar in Verbindung mit der in § 5 geforderten Ruhezeit. Dabei ergibt es sich im Normalfall eine zusammenhängende arbeitsfreie Zeit von 35 Stunden pro Woche. | §11 (4) ArbZG | nein |
Die gewöhnliche zusammenhängende 35 Stunden Ruhezeit kann sowohl einen Sonntag (z. B. bei arbeitsfreiem Wochenende) als auch einen anderen Wochentag (z. B. bei einem Ersatzruhetag für Beschäftigung am Sonntag) einschließen. | §11 (4) ArbZG | nein |
Pausenzeiten müssen bei einer Arbeitszeit von über 6 Stunden bis zu 9 Stunden am Tag mindestens 30 Minuten betragen. | §4 ArbZG | ja |
Pausenzeiten müssen bei einer Arbeitszeit von über 9 Stunden pro Tag mindestens 45 Minuten betragen. | §4 ArbZG | ja |
Ruhepausen können in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Min aufgeteilt werden. | §4 ArbZG | nein |
Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist keine Pause erforderlich. | §4 ArbZG | ja |
Die Einführung von Kurzpausen (ca. 5 Min.) für Tätigkeiten, die zur Betreuung und Behandlung von Personen dienen, sind in Tarifverträgen o. Ä. möglich, aber nicht zu empfehlen. | § 7 (2) 4. ArbZG; baua 2016 | nein |
Nach der Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mind. 11 Stunden eingehalten werden. | §5 (1) ArbZG | ja |
Im Kranken- und Pflegebereich kann die Ruhezeit um bis zu 1 Stunde verkürzt werden, wenn innerhalb von 4 Wochen ein Ausgleich auf durchschnittlich 11 Stunden erfolgt | §5 (2) ArbZG | nein |
Wenn innerhalb der Ruhezeit Rufbereitschaft geleistet wird, dann muss darauf geachtet werden, dass der Einsatz in der Rufbereitschaft max. die Hälfte der Ruhezeit betragen darf (z. B. Ruhezeit: 11 Stunden, Rufbereitschaft: 5,5 Stunden) | §5 (3) ArbZG | nein |
Arbeitstage mit Nachtschicht und über 8 Stunden am Tag müssen innerhalb von einem Kalendermonat bzw. 4 Wochen auf einen Durchschnitt von max. 8 Stunden pro Tag ausgeglichen werden. | §6 (2) ArbZG | ja |
Werdende Mütter dürfen in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung nicht beschäftigt werden. | §3 (1) MuSchG | ja |
Werdende und stillende Mütter dürfen vor 6:00 und nach 20:00 (bzw. 22:00) nicht beschäftigt werden. | §5 (1) MuSchG | ja |
Mütter dürfen 8 Wochen nach der Entbindung nicht beschäftigt werden. | §3 (2) MuSchG | ja |
Stillende Mütter haben Anspruch auf zweimal täglich je 30 Minuten Pause oder einmal täglich 60 Minuten (§ 7) | § 7 (2) MuSchG | nein |
Schwangere dürfen täglich maximal 8 Stunden und 30 Minuten (oder 90 Stunden in einer Doppelwoche) beschäftigt werden. | § 4 (1) MuSchG | nein |
Pausenzeiten für Minderjährige betragen mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von über 4,5 Stunden bis zu 6 Stunden am Tag. | §11 (1) 1. JArbSchG | ja |
Pausenzeiten für Minderjährige betragen mindestens 60 Minuten bei einer Arbeitszeit von über 6 Stunden am Tag. | §11 (1) 2. JArbSchG | ja |
Nach der Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss für Minderjährige eine ununterbrochene Ruhezeit von mind. 12 Stunden eingehalten werden. | § 13 JArbSchG | ja |
Die Nachtruhe muss für Jugendliche eingehalten werden. | § 14 JArbSchG | ja |
Jugendliche dürfen nur an 5 Tagen pro Woche beschäftigt werden. | § 15 JArbSchG | ja |
Jugendliche müssen mindestens zwei Sonntage im Monat frei haben (Pflegeheime). | § 17 (2) JArbSchG | ja |
Kinderarbeit (unter 15 Jahre) ist im Normalfall nicht erlaubt. | §5 (1) JArbSchG | ja |
Kriterium/Regel | Quelle | implementiert? |
Es wird eine maximale Schichtlänge von 10 (besser: 8) Stunden empfohlen. | baua 2016 | ja |
Auf geteilte Dienste sollte verzichtet werden. | baua 2019 | nein |
Freizeit als Ausgleich für Mehrarbeit sollte einer Auszahlung vorgezogen werden. | baua 2016 | nein |
Es wird empfohlen, dass eine Pause von mehr als 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 10 Stunden eingeplant wird. | baua 2016 | ja |
Es wird eine 5-Tage-Woche empfohlen. | baua 2021 | ja |
Es wird empfohlen, Schichten in der Reihenfolge Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht rotieren zu lassen. | baua 2016 | ja |
Es werden zusammenhängende freie Tage empfohlen, einzelne freie Tagen sollten daher vermieden werden. | baua 2021 | ja |
Es wird empfohlen, einzeln eingestreute Arbeitstage zu vermeiden. | baua 2016 | ja |
Es wird empfohlen, dass am Wochenende ein möglichst langer Freizeitblock liegt, der mindestens einen Samstag oder Sonntag einschließt. | baua 2016 | ja |
Es wird empfohlen, dass die Ruhezeit nach der letzten Nachtschicht von aufeinanderfolgenden Nachtschichten mindestens 24 Stunden umfasst. | baua 2016 | ja |
Es wird eine möglichst kurze Anzahl von aufeinander folgenden Nachtschichten empfohlen: Konkret werden maximal 3 Nachtschichten in Folge empfohlen. | baua 2016 | ja |
Es wird empfohlen, Jugendlichen mindestens 2 freie Samstage im Monat zu gewähren. | §16 (2) JArbSchG | ja |
Es wird empfohlen, dass Jugendliche nicht an 2 aufeinanderfolgenden Sonntagen arbeiten. | § 17 (2) JArbSchG | ja |
Kriterium/Regel | Quelle | implementiert? |
Es wird empfohlen, selbst kurzfristige Überstunden im Rahmen zu halten. Konkret sollten die monatlichen Überstunden 20 nicht übersteigen. | Interview | ja |
Der Dienstplan von Mitarbeitenden mit kleinen Kindern sollte sich nach KiTa- / Schulzeiten richten. | Interview | nein |
Dienstpläne des Partners der Mitarbeitenden (insbesondere, wenn dieser ebenfalls im Schichtdienst arbeitet) sollten berücksichtigt werden. | Interview | nein |
Als freiwillige Wertschätzung der Mitarbeitenden wird ein freier Tag am Geburtstag empfohlen. | Interview | nein |
Es wird empfohlen, dass ab 5 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen mindestens 2 freie Tage folgen. | Interview | ja |
Kürzere Dienste und mehr freie Tage hintereinander für ältere Mitarbeitende sollten bei Wunsch gewährt werden. | Interview | nein |
Mitarbeitende, die oft eingesprungen sind, erhalten einen Ausgleich, z. B. ein zusätzliches Wochenende frei. | Interview | nein |
Es wird empfohlen, dass maximal 11 aufeinanderfolgende Arbeitstage eingeplant werden. | Interview | ja |
Es wird empfohlen, am letzten Arbeitstag vor Urlaubsbeginn keine Spätschichten zu legen. | Interview | ja |
Es wird empfohlen, am ersten Arbeitstag nach Urlaubsende keine Frühschichten zu legen. | Interview | ja |
Es wird empfohlen, direkt vor und nach dem Urlaub freie Tage einzuplanen. | Interview | ja |
An Wochenenden können Vollzeitkräfte entscheiden, ob sie 3 Tage am Stück nehmen oder 2 Tage Wochenende und den rollierenden freien Tag an einem anderen Wochentag. | Interview | nein |